アカデミックIT 国立大学事務支援ソフトウェア

発注等管理システム II : システムの特徴

アカデミックITシリーズ

発注等管理システムII

発注等管理 システム�Uは、 国立大学の 経理支援システム 「アカデミックIT シリーズ」の 業務用ソフトウェア です。

経理用サーバーのスタンドアローン環境ばかりでなく、各研究室、遠隔地のキャンバス内など学内イントラネット(LAN,WAN)や、インターネットを利用したWEBアプリケーションによって、学科、学部など学校内の経理申請帳票や承認などの経理処理などを円滑に行うシステムです。 　 発注申請・承認処理を電子的に行い、発注書や物品請求及び命令書ならびに物品管理通知書の作成を行います。さらに、予算との連動により予算執行状況をリアルタイムに把握することができます。

システムの特徴

■６段階の承認ルート

使用者からの申請は、監督者〜物品供用官〜主長〜物品管理官〜契約担当者の承認ルートを辿っていきます。さらに、承認代行や承認スキップの設定を行うことも可能ですので、組織体制・承認権限に合わせた運用が可能となります。

■発注仕分け

使用者からの発注申請をまとめて、業者への発注書を作成することが可能です。また、自動的にまとめて発注書を作成する機能があります。

■命令書作成

役務・修理・消耗品・備品のそれぞれの書式に対応した命令書の作成が可能です。また命令書の印刷では、承認内容を反映した印影印刷を行うことも可能です。命令書は、いくつかの発注書をまとめて作成することが可能です。自動的にまとめて命令書を作成する機能もあります。

■Web対応

使用者からの発注申請や物品供用官までの承認作業はWebブラウザさえあれば、手軽に利用することができます。システム導入時の手間やメンテナンスの手間が大幅に削減されます。

■セキュリティ

ログインによるセキュリティの他、Webブラウザでの申請についてはSSLへの対応や、“なりすまし”を防止するための申請確認メールが利用可能です。また、主長以降の承認処理や予算等の登録・マスタのメンテナンスについては専用のプログラムを用意することによりセキュリティを高めています。

■推算

推算機能により、予算の執行状況をより迅速に把握することができます。またどの承認段階で推算金額を計算するのかのタイミングについて設定することが可能ですので、金額予算の適正な執行を行うことができます。

■外部システムとのデータ交換

外部システム（予算執行管理事務システム）からのデータ取り込みを行うことが可能です。コード統一化、入力手間の削減、ミスの防止が図られます。

アカデミックITシリーズ　　発注等管理システムII 主な機能